Veröffentlicht am 03. November 2026
Im Herbst entsteht in vielen Unternehmen der Plan für das nächste Jahr, und fast überall taucht darin eine neue Zeile auf: KI. Der Betrag ist geschätzt, oft angelehnt an Lizenzpreise pro Nutzer, und er wird freigegeben, weil niemand im Führungskreis gegen KI sein will. Welcher Ablauf damit besser werden soll und woran man das am Jahresende erkennt, steht in dieser Zeile meist nicht.
Ein KI-Budget, das als Jahresbetrag geplant wird, beantwortet nur eine Frage: wie viel ausgegeben werden darf. Es beantwortet nicht, wofür. Damit fällt die eigentliche Entscheidung nicht in der Budgetrunde, sondern später, oft im Gespräch mit einem Anbieter, der ein fertiges Produkt vorführt. Der Posten wird dann mit dem gefüllt, was sich am schnellsten kaufen lässt, und das sind Lizenzen. Ob sich ein einzelnes Werkzeug rechnet, ist eine Frage für die Kaufentscheidung. In der Jahresplanung geht es um etwas Grundsätzlicheres: ob das Unternehmen Geld für ein Ergebnis bereitstellt oder für die Möglichkeit, irgendetwas mit KI zu tun.
Bild: KI generiert
Typisch für geschätzte KI-Budgets ist, dass sie nur den sichtbaren Teil enthalten. Die Lizenz steht drin, vielleicht noch eine Schulung. Es fehlen die Positionen, die darüber entscheiden, ob die Lizenz später genutzt wird. Dazu gehört die Aufnahme des Prozesses, so wie er im Alltag tatsächlich läuft, mit seinen Wartezeiten, Medienbrüchen und Nacharbeiten. Dazu gehört ein Ausgangswert, ohne den niemand sagen kann, ob sich etwas verbessert hat. Dazu gehört die Zeit der Mitarbeitenden, die den neuen Ablauf lernen und in ihren Alltag übernehmen müssen. Und dazu gehört eine Steuerung nach dem Start, die erkennt, wenn die Nutzung nachlässt. Diese Positionen kosten wenig Geld, aber Arbeitszeit von Menschen, die ohnehin ausgelastet sind. Genau deshalb tauchen sie im Plan nicht auf, und genau deshalb fehlen sie später.
Bild: KI generiert
Lean Six Sigma kennt für dieses Problem ein bewährtes Prinzip. In einem DMAIC-Projekt geht es erst dann in die nächste Phase, wenn die vorherige ein belegtes Ergebnis geliefert hat. Erst wird das Problem beschrieben, dann gemessen, dann die Ursache geklärt, und erst danach wird verbessert. Übertragen auf die Budgetplanung heißt das: Der KI-Posten wird nicht als ein Betrag freigegeben, sondern in Stufen. Die erste Stufe ist klein und finanziert die Klärung, also welche Prozesse infrage kommen, wie sie heute laufen und was sie heute kosten. Die zweite Stufe wird erst freigegeben, wenn ein Prozess ausgewählt und ein Ausgangswert erhoben ist. Die dritte Stufe finanziert die Einführung und ist an eine Messgröße gebunden, die vor dem Start feststeht.
Für die Geschäftsführung hat das einen praktischen Vorteil. Sie muss im Herbst nicht wissen, welches Werkzeug sie im Sommer kaufen wird. Sie muss nur festlegen, unter welchen Bedingungen der nächste Teil des Geldes fließt, und diese Entscheidung kann sie schon heute treffen. Wird eine Stufe nicht erreicht, ist das kein Scheitern, sondern eine Information: Das Geld der nächsten Stufe bleibt im Unternehmen, bis die Grundlage stimmt.
Bild: KI generiert
Die erste Stufe fehlt in den meisten Plänen, und doch entscheidet sie über alle weiteren. Hier setzt die KI-Readiness-Analyse von Jörn Kugler an. In einem eintägigen Workshop mit der Geschäftsführung werden die Abläufe sichtbar gemacht, die am meisten Reibung erzeugen. Danach werden die KI-Potenziale nach Volumen, Wiederholungsgrad und Datenlage eingeordnet und die Voraussetzungen bei Daten, Menschen und Technik bewertet. Am Ende steht ein Aktionsplan, der zeigt, welches Vorhaben zuerst kommt und welche Voraussetzungen noch fehlen. Für die Budgetplanung ist das genau die Grundlage, die der Pauschalposten nicht liefert: eine begründete Antwort darauf, wofür das Geld der zweiten und dritten Stufe ausgegeben werden soll. Eine Toolempfehlung ist das bewusst nicht. Sie kommt erst, wenn klar ist, welches Problem gelöst werden soll.
Bild: KI generiert
Ein KI-Budget wird nicht dadurch belastbar, dass der Betrag genauer geschätzt wird. Belastbar wird es, wenn jede Freigabe an ein Ergebnis gebunden ist, das vorher feststeht, und wenn der erste Euro in die Klärung fließt statt in die Lizenz.
Bild: KI generiert
BLOG