Veröffentlicht am 07. Juli 2026
Ein KI-Tool läuft seit einigen Monaten. Im nächsten Budgetgespräch fragt jemand, ob sich die Investition gelohnt hat. Genau in diesem Moment zeigt sich, ob vorher eine Kennzahl definiert wurde, oder ob die Antwort aus dem Bauch kommt. Die meisten Unternehmen befinden sich im zweiten Fall, und genau das macht die nächste Budgetrunde unnötig schwer. Der Vorstand oder Gesellschafter erwartet eine Zahl. Was er bekommt, ist meist eine Einschätzung, die auf einzelnen Rückmeldungen aus dem Team beruht, nicht auf einer vorher festgelegten Kennzahl.
Diese Lücke entsteht nicht, weil niemand messen möchte, sondern weil der richtige Zeitpunkt dafür bereits verstrichen ist.
Toolentscheidungen im Mittelstand entstehen oft aus Dringlichkeit. Der Wettbewerb setzt bereits KI ein, ein Anbieter verspricht schnelle Ergebnisse, der Vorstand erwartet sichtbaren Fortschritt. In dieser Dynamik wird selten die Frage gestellt, was in zwölf Monaten konkret anders sein soll. Ohne diese Zahl gibt es später keinen Maßstab, an dem sich der Erfolg ablesen lässt. Es gibt nur ein Gefühl, ob sich die Arbeit im Alltag verändert hat, und Gefühle sind in Budgetgesprächen keine belastbare Grundlage.
Die Lean Six Sigma Methodik kennt für dieses Problem eine klare Reihenfolge. Bevor ein Prozess verbessert wird, steht die Measure-Phase, die den Ist-Zustand in Zahlen fasst. Auf KI-Projekte übertragen bedeutet das: Vor der Toolauswahl steht die Frage, welche Kennzahl sich durch das Tool überhaupt verändern soll, und wie hoch sie heute liegt. Wird dieser Schritt übersprungen, verschiebt sich das Problem nur nach hinten. Die Diskussion über den Nutzen findet dann im Budgetgespräch statt, nicht mehr vor der Toolauswahl, und zu diesem Zeitpunkt fehlen die Zahlen, die eine sachliche Antwort ermöglichen würden.
Wer erst zu diesem Zeitpunkt beginnt zu messen, hat den Zeitpunkt für einen sauberen Vergleich bereits verpasst.
Wird der ROI erst nach der Einführung gemessen, fehlt der Vergleichswert von vorher. Jede spätere Zahl wird dann isoliert präsentiert, ohne Bezug zum Ausgangszustand. Das Ergebnis lässt sich nicht mehr nachweisen, nur noch behaupten.
Wer den ROI erst nach der Implementierung misst, misst in Wahrheit gar nicht mehr. Er hofft.
Eine Kennzahl vor der Toolauswahl zu definieren, kostet wenig Zeit, verändert aber die gesamte Entscheidung. Zwei oder drei klar gewählte Messgrößen reichen aus, mehr erzeugt nur Verwaltungsaufwand, den niemand im Tagesgeschäft pflegt. Wichtig ist, dass die Zahl vor der ersten Produktdemo feststeht, nicht danach angepasst wird, um zum gewählten Tool zu passen. Genau diese Reihenfolge wird in der Praxis am häufigsten vertauscht: Erst wird das Tool ausgewählt, weil es überzeugend vorgeführt wurde, und erst danach sucht man eine Kennzahl, die den bereits gefassten Entschluss stützt. Das Ergebnis ist eine Kennzahl, die selten unabhängig ist, weil sie so gewählt wurde, dass sie zum Tool passt, nicht zum Prozess.
Der KIRA-Prozess von Jörn Kugler, die KI-Readiness-Analyse, setzt an genau dieser Stelle an. Bevor ein Tool empfohlen wird, steht die Wertstromanalyse des betroffenen Prozesses, gefolgt von der Frage, welche Kennzahl den Erfolg später belegt. Erst wenn diese Kennzahl feststeht, folgt die Einordnung möglicher KI-Anwendungsfälle nach Aufwand und Nutzen. Die Toolempfehlung steht am Ende dieses Ablaufs, nicht am Anfang.
Für Geschäftsführer bedeutet das einen konkreten Unterschied im nächsten Budgetgespräch. Statt der Aussage, dass KI wichtig sei, steht eine belegbare Zahl im Raum, die vorher festgelegt und danach überprüft wurde. Das verändert die eigene Position in jeder Investitionsentscheidung, ob im eigenen Haus oder gegenüber Gesellschaftern. Aus der Arbeit mit Mittelstands-Entscheidern zeigt sich immer wieder derselbe Effekt: Wer die Kennzahl vorher kennt, verhandelt aus einer anderen Position als jemand, der sie erst im Nachhinein sucht. Die Zahl wird dann zum Argument, nicht zur nachträglichen Rechtfertigung.
Ein Tool lässt sich nachträglich rechtfertigen. Ein Ergebnis lässt sich nur belegen, wenn die Kennzahl vor der Entscheidung stand.
Genau das unterscheidet ein Pilotprojekt, das irgendwann leise eingestellt wird, von einer Investition, die sich im nächsten Budgetgespräch von selbst verteidigt. Die Reihenfolge entscheidet, nicht das Tool. Wer diese Reihenfolge einmal einhält, muss sie beim nächsten KI-Projekt nicht neu erfinden, sondern nur wiederholen.
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