Selbst bauen ohne definierten Prozess
Wer sich für die Eigenentwicklung entscheidet, ohne den Prozess vorher zu kennen, baut in der Regel für den lautesten Wunsch im Raum – nicht für den größten Hebel. Ein Agent wird für einen Einzelfall konfiguriert, der selten vorkommt, während der eigentliche Engpass unangetastet bleibt.
Typisch dafür ist eine Demo, die in der Projektrunde beeindruckt, im täglichen Betrieb aber an Ausnahmen und Sonderfällen scheitert, die im Prototyp nie vorkamen. Die Folge sind wachsende Wartungskosten für eine Lösung, die im Alltag kaum genutzt wird, und ein Wissen, das an einer einzelnen Person im Unternehmen hängt.
Verlässt diese Person das Projekt oder das Unternehmen, bleibt eine Konfiguration zurück, die niemand mehr versteht – und die trotzdem weiterläuft, weil niemand sie abzuschalten wagt. Der eigentliche Preis eines gescheiterten Eigenbaus ist dabei selten die investierte Zeit, sondern das Vertrauen im Team, das beim nächsten Vorschlag deutlich zurückhaltender reagiert.
Plattformen wie Copilot Studio senken die technische Einstiegshürde erheblich – sie ersetzen aber nicht die vorgelagerte Frage, welcher Prozessschritt überhaupt automatisiert werden soll.
Einkaufen ohne definierten Prozess
Der Kauf einer fertigen Lösung wirkt auf den ersten Blick risikoärmer, weil die technische Verantwortung beim Anbieter liegt. Ohne Prozessklarheit entsteht dabei jedoch ein anderes Problem: Die Auswahl stützt sich dann meist auf eine Feature-Liste im Angebotsvergleich – nicht auf die tatsächliche Häufigkeit und Reihenfolge der eigenen Arbeitsschritte.
Die Lösung passt selten exakt auf die eigenen Abläufe, und die Lücke wird im Alltag durch Workarounds gefüllt, die den eigentlichen Effizienzgewinn wieder auffressen. Genau das zeigt sich in vielen Unternehmen an bezahlten Lizenzen, die zwar eingeführt, aber nie wirklich in den Arbeitsalltag integriert wurden – weil niemand vorher festgelegt hatte, an welcher Stelle im Prozess sie greifen sollen.
Hinzu kommt, dass viele Anbieter mit proprietären Datenstrukturen arbeiten, sodass ein späterer Wechsel nicht nur eine neue Lizenz kostet, sondern auch eine aufwendige Migration nach sich zieht. Ein Werkzeug kann technisch ausgereift sein und trotzdem wirkungslos bleiben, wenn der Prozess dahinter nicht feststeht.
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